เมื่อเร็วๆนี้ มีโอกาสได้คุยกับลูกค้ารายหนึ่งถึงการนำแนวคิด OKR ไปใช้ในองค์กร บริษัทนี้เป็นโรงงานผู้ผลิตชิ้นส่วนยานยนต์รายใหญ่ของประเทศ ซึ่งเดิมใช้ Excel file ในการบันทึกข้อมูลต่างๆ
ขั้นตอนในการติดตามวัดผล OKR มีดังนี้
• ผู้จัดการสรุปให้ทีมฟังเกี่ยวกับ OKR และให้คำแนะนำเบื้องต้นกับทีมในการจัดทำ OKR ให้สอดคล้อง(aligning) กับขององค์กรและแผนก
• ผู้จัดการและพนักงาน กรอก OKR ใน Excel template
• การใช้ template มีข้อจำกัดเนื่องจากมี user หลายคน และเกิด error
• เริ่มมี file หลายๆversion และส่ง e-mail update ไปมา
• พนักงานเริ่มบ่นว่า OKR ของตนถูก save ทับโดยคนอื่น
• OKR ที่เกี่ยวข้องกันไม่สามารถวัดได้ เช่น “สร้างทีมวิเคราะห์ข้อมูลการตลาดที่มีประสิทธิผล” ซึ่งเป็น OKR ของฝ่ายการตลาด ในขณะที่ HR ไม่มี OKR “จ้างนักวิเคราะห์การตลาดที่เชี่ยวชาญ” เพื่อสนับสนุน OKR ของฝ่ายการตลาด
• การสร้างความเชื่อมโยง (alignment) เป็นไปได้ยาก พนักงานมองไม่เห็นว่างานของตนจะส่งผลกระทบต่อคนอื่นหรือผลงานในแผนกตนได้อย่างไร
• หัวหน้าและลูกน้อง เริ่มโทษกันไปมาและบ่นว่า OKR เป็นเรื่องยุ่งยาก และเสียเวลา
• ผู้จัดการที่ต้องมีหน้าที่ในการรายงานความคืบหน้าต่อ Chief Marketing Officer ต้องสรุป รวบรวม Excel sheet ล่วงหน้าหลายสัปดาห์ แก้ไขข้อมูล และสรุป Dashboard เพื่อนำเสนอผู้บริหาร
• CMO ก็มีประสบการณ์ที่ไม่ค่อยดี เนื่องจากต้องรอคอยข้อมูลของผู้จัดการ และ เมื่อพิจารณา Dashboard ก็ไม่สามารถเจาะลึก (drill through) เพื่อวิเคราะห์ถึงสาเหตุต่างๆได้ นอกจากนี้ก็มีการสรุปข้อมูลเดือนละครั้ง ซึ่งทำให้การแก้ไขปัญหาต่างๆไม่ทันการณ์
• ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้สำรวจ ความคืบหน้าของการใช้ OKR ในไตรมาสที่ผ่านมา ผลปรากฎว่า พนักงานรู้สึกผิดหวังและรำคาญ
• การสร้างทีมงานที่คล่องตัวและสอดรับกับสถานการณ์ภายนอกอย่างรวดเร็ว (nimble execution team) ดำเนินการไม่สำเร็จ
• CMO และ ผู้บริหาร จึงเริ่มนำ OKR Software มาใช้เพื่อลดปัญหาดังกล่าว
สรุป
การใช้ Excel sheet ในการติดตาม OKR ไม่สามารถที่จะตอบสนองความต้องการของ CMO ผู้จัดการหรือ พนักงานได้ ทั้งนี้สามารถสรุปปัญหาในประเด็นของ organizational visibility และ OKR progress ได้ดังนี้
การใช้ OKR software จะช่วยกระตุ้นให้พนักงานมีความกระตือรือร้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการนำ OKR มาใช้ในองค์กรบรรลุผลสำเร็จ Software ยังช่วยในการเชื่อมโยง (alignment) ของ OKR แต่ละตัว
พนักงานจะสามารถใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด ในการตั้งเป้าหมายที่ท้าทาย (Stretch goal) การสร้างนวัตกรรม มากกว่าการแก้ไขและ update Excel sheet
นอกจากนี้ OKR Software จะทำให้ปรัชญาของ John Doerr ที่กล่าวถึง CFR- Conversations Feedback และ Review ซึ่งเกิดขึ้นในรายสัปดาห์ เป็นไปได้ง่ายในทางปฎิบัติ และ สุดท้ายจะช่วยสร้าง engagement และ พนักงานร่วมขับเคลื่อนองค์กรไปในทิศทางเดียวกัน
ฝนตก มรสุมเข้า ดูแลสุขภาพกัน
แล้วพบกันใหม่นะครับ