ในปี 2020 ท่ามกลางสภาวะ new normal องค์กรธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ คือ องค์กรที่มีการสร้างเครือข่ายของความร่วมมือของทีมงาน ถึงแม้ทีมงานจะกระจายอยู่แต่ละภูมิภาคทั่วโลก แต่ยังมีการทำงานที่สอดประสานกัน (alignment) อย่างดี มีความรับผิดชอบและมีการทำงานที่โปร่งใส
HR มีบทบาทสำคัญมากขึ้นกว่าในอดีต ในการบูรณาการความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน ทั้งในกระบวนการคัดเลือกพนักงานและดูแลทรัพยากรที่สำคัญที่สุดขององค์กร คือ พนักงาน อย่างไรก็ตาม บทบาทของ HR เชิงกลยุทธ์ยังมีข้อจำกัด
โดยปกติ วัตถุประสงค์ของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์คือ การทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินการต่อเนื่อง มีการปรับปรุงประสิทธิภาพ และสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงาน แม้พนักงานจะทำงานจากที่ไหนก็ตาม วัตถุประสงค์ของ HR ควรเป็นเป้าที่ท้าทาย เช่น สร้างแรงบันดาลใจให้ทีม มีการพัฒนางานอย่างต่อเนื่องเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ท้าทายภายในระยะเวลาจำกัด อาทิ รายไตรมาส
ตัวอย่างการพัฒนาเป้าหมายที่ท้าทาย เช่น การพัฒนาโครงการต้อนรับและเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ (onboarding) ให้อยู่ในระดับสากล วิธีการตั้งผลลัพธ์หลัก(Key Results) คือ
KR 1: เพิ่มระดับความพึงพอใจของพนักงานหลังกิจกรรม onboarding ให้ได้ 95 %
KR 2: เพิ่มความพร้อมในการทำงานของพนักงานให้ได้ 90 % เมื่อผ่านกิจกรรมไป 4 สัปดาห์
KR 3: จัดให้มีพี่เลี้ยง (mentor) สำหรับพนักงานใหม่ 100 %
HR จะใช้ OKRs ในองค์กรและฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างไร
สิ่งที่จะได้จากการนำ OKRs ไปใช้ในองค์กร คือ การลดช่องว่างระหว่างกลยุทธ์กับการดำเนินการ สิ่งสำคัญคือ HR ต้องเชื่อมแต่ละทีม อาทิ ฝ่ายวางแผน การตลาด ขายและออกแบบเข้าด้วยกันเพื่อให้เกิดการมุ่งเน้น (focus) และ สอดประสานกัน (align) ทั้งนี้เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า และควรมุ่งเน้นวัตถุประสงค์ที่ตอบผลลัพธ์ (outcome) มากกว่าผลผลิต (output)
เมื่อมีการกำหนด เป้าหมายเชิงผลลัพธ์ (outcome-based goal) แล้ว ก็ต้องใช้ OKRs Framework ผ่านกระบวนการ CFR (Conversation Feedback และ Reward) ซึ่งมีการสื่อสารและFeedback ตลอดทั้งไตรมาส ซึ่งการ rewards และ ชื่นชมพนักงานจะเกิดขึ้นในตลอดทั้งไตรมาส แทนที่จะรอทำครั้งเดียวตอนปลายปี ซึ่งพนักงานมักจะ surprise ในแง่ลบมากกว่า
กระบวนการนี้ทำให้มั่นใจได้ว่า ทั้งพนักงานและผู้จัดการมีความเข้าใจตรงกัน (clear) ถึงเป้าหมายขององค์กร ลดความเครียดซึ่งส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นในช่วงประเมินผลงานปลายปี
กระบวนการพูดคุยหรือ check-in รายสัปดาห์ผ่าน PPP Framework : Progress อาทิตย์ที่ผ่านมาทำอะไรสำเร็จบ้าง Plan จะทำอะไรในสัปดาห์หน้า และ Problem ปัญหาที่ต้องการให้หัวหน้าช่วยแก้ไข
PPP Framework ช่วยให้ทั้งทีม เห็นสถานะหรือข้อมูลของงานในระดับเดียวกัน และยังช่วยให้พนักงานในทีมเห็นเป้าหมายการทำงานของแต่ละคน ทำให้สามารถวางแผนงานได้สอดคล้องกับความเป็นจริง ลดปัญหาการสื่อสาร และเป็นกระบวนการที่กระชับ เข้าใจได้ง่าย ทั้งนี้ควรจดบันทึกไว้ เพื่อสะดวกในการอ้างอิง
ในฐานะของผู้จัดการด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ควรสามารถติดตามบันทึก PPP รายสัปดาห์ เพื่อช่วยในการประเมินกระบวนการทำงาน แก้ไขอุปสรรคในการทำงานและจัดสรรงานให้เกิดประสิทธิภาพ
นอกจากนี้ เมื่อสิ้นไตรมาส ควรมีการประเมินความสำเร็จของแต่ละ OKRs ผ่านกระบวนการ Reflect/Reset โดย Reflect ถึงความสำเร็จ อาจมีการเฉลิมฉลอง Reset ปรับเป้าให้สอดคล้องกับความเป็นจริง และถอดบทเรียน เรียนรู้สาเหตุที่ไม่สามารถบรรลุเป้าที่ตั้งไว้
ด้วยข้อมูลจากกระบวนนี้ HR manager ที่มีแนวคิด growth mindset จะช่วยให้พนักงานในทีมมีการเติบโต ปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง ด้วยกระบวนการที่สร้างปฎิสัมพันธ์ (engage) อย่างต่อเนื่อง ทำให้พนักงานในทีมมีอารมณ์ร่วมและพร้อมที่จะร่วมมือในการบรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน
นอกจากนี้กระบวนการ PEEL Approach ใน OKRs Journey คือ Plan วางแผน OKRs, Execute นำ OKRs ไปสู่ภาคปฎิบัติ Engage การทำให้พนักงานมีส่วนร่วมผ่าน weekly check-in และ Learn เรียนรู้จากความสำเร็จและความล้มเหลวผ่าน OKRs Journey ที่เป็นระบบ
ในกระบวนการวางแผน (Plan) HR manager กำหนดวัตถุประสงค์ที่ท้าทาย แต่สามารถบรรลุได้ ซึ่งต้องสอดคล้องกับ OKRs ขององค์กร ในกระบวนการนี้จะมีผู้เกี่ยวข้องกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้องในการกำหนดเป้าหมาย และมีการกระจาย(deploy) ไปสู่เป้าหมายของพนักงานแต่ละคน
ในระหว่างการดำเนินการ (Execute) ผู้จัดการจะเริ่มติดตามความก้าวหน้าของงาน ผ่านกระบวนการ check-in ซึ่งลูกน้องต้องมีการ check-in ความก้าวหน้ารายสัปดาห์
สำหรับส่วนที่สามคือ การสร้างความมีส่วนร่วมกับพนักงาน (Engage) ในส่วนนี้ต้องพยายามสร้างปฎิสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน ลูกน้อง ผ่านกระบวนการให้รางวัลเล็กๆ เมื่อบรรลุเป้าหมายในรายสัปดาห์ อาจผ่านกระบวนการ gamification เช่น ถ้าสัปดาห์นี้ ผู้ชนะจะได้ badge และสามารถแลก กาแฟ starbuck ฟรี
ในส่วนสุดท้ายคือ การเรียนรู้ (Learn) พนักงานจะเรียนรู้ตลอดไตรมาส สิ่งที่เรียนรู้จะได้มาจากกระบวนการทำงานว่าสิ่งใดนำไปสู่ความสำเร็จหรือล้มเหลว ไม่ใช่เพียงแค่ติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายเพียงอย่างเดียว
ผลที่ตามมาหลังจากการใช้ OKRs อย่างต่อเนื่อง คือ คะแนนความมีส่วนร่วมของพนักงาน (employee engagement score) จะเพิ่มขึ้น และ เป็นสิ่งที่ขับเคลื่อนวัฒนธรรมองค์กรไปสู่ การที่พนักงานขับเคลื่อนงานด้วยตนเอง (self-driven employees) พนักงานกล้าที่จะกำหนดเป้าหมายที่ท้าทาย (stretch goals) และ มีการสร้างความร่วมมือระหว่างกัน(collaboration) เพื่อบรรลุเป้าหมายของทีม
ทั้งหมดนี้นำองค์กรพุ่งไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วด้วยเป้าหมายที่ท้าทาย ฝังวัฒนธรรมแห่งความร่วมมือและท้าทายไว้ใน DNA ขององค์กร
Admin หวังว่า บทความนี้จะช่วยกระตุ้นให้ HR professional นำ OKRs ไปใช้ในองค์กร และสร้างความเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้น อย่างน้อยที่สุดในฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ และเป็นรากฐานอันสำคัญในการขยายผลทั่วทั้งองค์กรในลำดับต่อไป
ขอเป็นกำลังใจให้ HR professional ทุกท่าน ครับ ตอนนี้ถึงแม้ว่าเรากำลังเดินภายในถ้ำอันมืดมิด แต่ผมเชื่อและมั่นใจว่า เรากำลังใกล้ถึงแสงสว่างปลายอุโมงค์ อย่างแน่นอน
แปลและปรับปรุงจากบทความ