สวัสดีครับ เข้าสู่สัปดาห์ที่สามของเดือน เม.ย. ผ่านการระบาดของโควิด มาปีกว่าแล้ว ถือว่าเป็นการระบาดของโควิด 19 ที่มีอัตราผู้ติดเชื้อสูงสุด และรัฐมีประกาศการ Work-from-home อย่างชัดเจน
มีหนังสือ best seller เล่มนึงที่ขออนุญาตป้ายยา คือ Getting Things Done ของ David Allen ซึ่งพูดถึงการทำงานให้สำเร็จลุล่วง
ขอเรียกย่อๆว่า แนวคิด Getting Things Done หรือ GTD แนะนำให้ทำ to-do list ก่อน จากนั้นก็จัดลำดับความสำคัญของงาน และวางกำหนดการให้สามารถดำเนินการได้
สำหรับ GTD มี 5 ขั้นตอนดังนี้
1.Capture: เขียนงานทีต้องทำออกมาทั้งหมด อาจเป็นใน 1 เดือน หรือตามแต่ช่วงเวลาของงานที่คุณต้องการจะทำ
2.Clarify: ดูเนื้องานและดูว่า จะใส่ในกล่องใบไหน แบ่งงานออกเป็น 5 กล่อง
•Next Actions: งานที่มีความสำคัญที่ต้องรีบดำเนินการ
•Waiting For: งานที่คุณรอคนอื่นส่งมาให้
•Projects: สำหรับงานที่คุณต้องทำให้สำเร็จ ซึ่งมีขั้นตอนมากกว่า 1 ขั้นตอน
•Someday/Maybe: สำหรับงานที่คุณจะต้องไม่ลืม แต่ยังไม่สำคัญในเวลานี้ ไว้ทำต่อไปในอนาคต
•References: งานที่ยังไม่ทำตอนนี้ เก็บเอาไว้สำหรับอ้างอิง เพื่อทำในอนาคต
3.Prioritize task:เรียงลำดับงานที่ต้องทำ
ตอนนี้เรามาพิจารณางานและตอบคำถามเหล่านี้
o ใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาทีในการทำไหม? ถ้าใช่ ก็ทำเลยใส่งานลงไปในกล่อง “Next Action”
o มอบหมายงานให้คนอื่นได้ไหม? ถ้าได้ ก็มอบหมายให้ผู้อื่นแล้วย้ายงานไปที่กล่อง “Waiting For”
o ถ้ามีหลายๆขั้นตอนที่จะต้องทำ ก็ใส่ในกล่อง “Project” วางแผนเพื่อดำเนินการ และทบทวนการดำเนินการ
4.Reflect and start working: สะท้อนและเริ่มทำงาน
สำหรับงานทั้งหมด คุณควรจะมองเห็นได้อย่างรวดเร็วว่า ต้องเริ่มทำงานชิ้นไหน ถ้ามีหลายงาน ก็เลือกงานที่คุณรู้สึกว่ามีพลังในการทำมัน หรือ แยกงานออกเป็นชิ้นเล็กๆ ซึ่งจะใช้เวลาน้อยลงในการทำให้เสร็จ ในขั้นตอนนี้ คุณควรจะรู้ว่างานไหนควรทำก่อนแบ่งตามกำหนดส่ง
5.Review and begin again: ทบทวนและเริ่มอีกครี้ง
ด้วยแนวคิด GTD คุณต้องทบทวนงานในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ หรือ แต่ละเดือน ดูว่าแบบไหนเหมาะกับคุณ จริงๆแล้วแนะนำให้มีการทบทวนความก้าวหน้าของงานรายวันสำหรับงานที่มีความสำคัญมากๆ
สำหรับการทบทวนรายสัปดาห์หรือรายเดือนนั้น เป็นการมองงานในภาพรวม เพื่อให้มั่นใจว่างานที่เขียนออกมามีการจัดการและดำเนินการอย่างถูกต้อง
หวังว่าเนื้อหาใน EP นี้ น่าจะเป็นประโยชน์ ทำให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญชองงาน สร้าง Work-life integration ได้ดี
สวัสดีครับ แล้วพบกันใหม่ในสัปดาห์หน้าครับ
เครดิตเนื้อหา: https://www.profit.co/blog/task-management/how-to-get-things-done-a-step-by-step-guide/