การกำหนด OKRs ในองค์กร สิ่งสำคัญประการแรก คือการตั้งวัตถุประสงค์ (Objective) ให้ถูกต้องและมีคุณภาพ ทีนี้ต้องดูยังไง เราก็ต้องพิจารณาว่าอะไรคือสิ่งสำคัญยิ่งยวด(highest priorities) สำหรับองค์กร และถ่ายทอดสิ่งนั้นไปสู่การตั้งวัตถุประสงค์
5 คำถามก่อนตั้งวัตถุประสงค์ คือ
1.วัตถุประสงค์ที่จะตั้งนั้นท้าทายไหม (Is the Objective Inspiring?)
องค์กรส่วนใหญ่มักตั้งวัตถุประสงค์ที่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของตัวชี้วัดและช่วยปรับปรุงงานขึ้นเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
OKRs มาช่วยในการตั้งวัตถุประสงค์ที่ เฉพาะเจาะจงและเป็นเป้าหมายดำเนินการ ถ้าการตั้งวัตถุประสงค์เป็นรูปแบบเดิมๆ เช่น เพิ่มกระแสเงินสดจากการดำเนินการ 10 % ในไตรมาสนี้ การตั้งในรูปแบบนี้ไม่ได้ช่วยทำให้องค์กรมีการเติบโตแบบก้าวกระโดดหรือมีนวัตกรรมใหม่ๆ
วัตถุประสงค์ที่ตั้งต้องสร้างแรงบันดาลใจ ยิ่งใหญ่ และสร้างความฮึกเหิมให้ทีม ทำให้ทีมไปสู่เป้าหมายที่ก่อนหน้านี้ไม่เคยคิดเคยฝันว่าจะไปถึง ซึ่งเมื่อบรรลุแล้วจะมีความหมายต่อธุรกิจ ลูกค้าหรือ สังคมในวงกว้าง
การตั้งวัตถุประสงค์ที่ท้าทาย ต้องพิจารณาถึงความสมดุลระหว่างสิ่งที่ท้าทายกับสิ่งที่ไม่สามารถบรรลุได้ ถ้ายากเกินไปอาจทำให้ทีมต่อต้าน หมดกำลังใจและ burnout เลยทีเดียว ดังนั้นวัตถุประสงค์ที่ท้าทาย หมายถึงค่าเป้าหมายที่ทีมจะบรรลุได้ราวๆ 70 %
2.วัตถุประสงค์นั้นเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง (Is the Objective Simple and Specific?)
วัตถุประสงค์นั้นต้องเฉพาะเจาะจงและตรงไปตรงมา พนักงานและผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆจะสามารถเข้าใจได้ง่ายและรวดเร็วว่าอะไรคือสิ่งที่เขาต้องพยายามเพื่อที่จะบรรลุ ซึ่งทำให้สมาชิกทีมออกแบบกลยุทธ์และแผนปฎิบัติการที่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังช่วยให้เขาสามารถกำหนดผลลัพธ์หลัก (key results) และ เลือกทีมงานจากแผนกอื่นๆมาช่วยกันทำให้ OKRs นั้นบรรลุได้ ตัวอย่าง เข่น
วัตถุประสงค์ของทีมบริการลูกค้า: สร้างทีมบริการลูกค้าที่มีศักยภาพสูง
วัตถุประสงค์ของทีมบริการลูกค้า: นำโปรแกรมให้คำปรึกษาลูกค้าสู่ตลาด
วัตถุประสงค์ของแผนกขาย: สร้างกระบวนการ pre-sales ให้มีศักยภาพ
3.วัตถุประสงค์มีความสอดประสานทั้งภายในและระหว่างทีมไหม (Is There Alignment Between and Within Teams?)
การตั้ง OKRs มิใช่งานของพนักงานคนใดคนหนึ่ง ยิ่งไม่ใช่การที่ผู้บริหารกำหนดและถ่ายทอดลงมาสู่สมาชิกทีม เพราะแนวทางนี้จะสร้างความเครียดและถูกละเลยจากสมาชิกทีม
ตัวอย่างเข่น แผนกการตลาดมีการตั้งวัตถุประสงค์ “สร้างระบบเตรียมข้อมูลก่อนขายที่แข็งแกร่ง (lead generation)” ซึ่งแผนกการตลาดมีหน่วยงานย่อยๆ เช่น ทีม Social media ทีม Content marketing ทีมประชาสัมพันธ์ สมาชิกของแต่ละทีมย่อย มีหน้าที่ๆจะช่วยให้แผนกการตลาดบรรลุวัตถุประสงค์ ดังนั้นการตั้งวัตถุประสงค์ของแต่ละทีม คือ
วัตถุประสงค์ของทีม Social Media: สร้าง social media ให้ติดตลาด
วัตถุประสงค์ของทีม Email Marketing: สร้าง email campaign ที่ทำให้ลูกค้าสนใจสินค้าหรือบริการ
วัตถุประสงค์ของทีม Content: สร้างเนื้อหาที่เน้นคุณลักษณะเฉพาะของสินค้าหรือบริการโดยตรง
ซึ่งสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ต้องมีการระดมสมอง และร่วมมือกันระหว่างทีมย่อยๆ
4.วัตถุประสงค์นี้มีกำหนดเวลาที่จะบรรลุไหม (Is the Objective Time-Bound?)
Robert Herjavec นักลงทุนและเจ้าของรายการ Shark Tank กล่าวว่า “เป้าหมายที่ไม่มีการกำหนดเวลาที่จะเสร็จก็เป็นเพียงความฝันเท่านั้น”
ในการกำหนด OKRs อาจเริ่มถ่ายทอดจากวิสัยทัศน์อันยิ่งใหญ่ (audacious vision) เพราะจะช่วยสร้างแรงจูงใจ สมาชิกทีมต้องการความท้าทาย การมีส่วนร่วมที่จะสร้างวิสัยทัศน์ให้ประสบความสำเร็จ และเป็นเหตุผลหนึ่งที่ตื่นมาทำงานทุกวัน
การตั้ง OKRs ส่วนใหญ่ มักทำรายไตรมาส ซึ่งเราจะสามารถกำหนดกิจกรรมในรายไตรมาสนั้นๆได้ดังนี้
วัตถุประสงค์ของทีมขาย: สร้างช่องทางการขายที่มีประสิทธิภาพ
วัตถุประสงค์ของทีมตลาด: ปรับแต่งคอนเทนต์ภายในเว็บเพจเพื่อเพิ่มโอกาสให้คอนเทนต์ถูกจัดอยู่ในลำดับที่สูงขึ้น (on-page SEO)
5.วัตถุประสงค์นั้นทีมต้องใช้พลังอย่างเต็มที่เพื่อบรรลุหรือยัง (Does the Objective Stretch the Team?)
คุณเคยได้ยินวลี “ตั้งเป้าหมายไว้ต่ำๆและประสบความสำเร็จเกินเป้ามากมาย” เป็นสิ่งที่ผู้บริหารพูดถึงเหตุการณ์นี้ว่าการตั้งเป้าหมายที่ “กั๊ก (sandbagging)”
เป็นสิ่งที่ดูดีเมื่อคนภายนอก มองว่าคุณบรรลุเป้าหมายและประสบความสำเร็จอย่างงดงาม แต่มันส่งผลเสียทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยเมื่อคุณสร้างสภาพแวดล้อมที่ไม่ท้าทาย มันลดความได้เปรียบเชิงแข่งขัน(competitive advantage) ขององค์กรคุณ
ดังนั้นเป้าหมายที่ตั้งไว้ ต้องสร้างแรงบันดาลใจ ท้าทาย แต่ไปถึงได้ และทำให้พนักงานและทุกส่วนในองค์กร ก้าวออกจาก comfort zone
หวังว่าเนื้อหาใน EP นี้ น่าจะเป็นประโยชน์ ทำให้เรามีชุดคำถามสำหรับการตั้งเป้าหมายที่ถูกต้องและท้าทาย
สวัสดีครับ แล้วพบกันใหม่ในสัปดาห์หน้า
เครดิตเนื้อหา https://www.profit.co/blog/okr-university/how-do-you-set-quality-objectives/