สำนักบริหารโครงการ (Project Management Office) หรือ เรียกย่อๆว่า PMO มีหน้าที่ในการกำหนดมาตรฐานการบริหารโครงการภายใต้ธุรกิจ ซึ่งสำนักงานนี้มีความรับผิดชอบ เพื่อสร้างความมั่นใจว่าบริษัท จะสามารถบรรลุมาตรฐานงานที่ดี โครงการมีประสิทธิภาพ ในด้านการดำเนินการทันเวลา และ ภายใต้งบประมาณที่กำหนด
OKRs หรือ Objectives & Key Results เป็นเครื่องมือในการตั้งเป้าหมายที่บริษัท ทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรมใช้เพื่อช่วยในการกำหนดลำดับความสำคัญ สร้างความสอดคล้องของเป้าหมายและทำให้ประสบความสำเร็จในการดำเนินการ ทีมบริหารโครงการสามารถนำ OKRs ไปใช้เพื่อทำให้มั่นใจได้ว่า โครงการมีจุดที่มุ่งเน้น (focus) และสร้างความสอดล้องกันของแต่ละเป้าหมาย
สำหรับบทความนี้ admin จะขอยกตัวอย่าง 5 OKRs สำหรับทีมบริหารโครงการ
#1: ความทันเวลา (Timeliness):
• เพิ่ม % การบรรลุหลักชัยของโครงการ (milestone) จาก 95 % เป็น 100 %
• ลดความผันผวนของชั่วโมงที่วางแผน (planned hour) กับชั่วโมงการทำงานจริง (actual hour) จาก 10 % เป็น 5 %
• ลดจำนวน milestone ของโครงการที่ไม่บรรลุเป้าหมายจาก 3 เป็น 0
#2: ปรับปรุงประสิทธิภาพของสำนักบริหารโครงการ
• ลดเวลาในการจัดทำ(lead time) เอกสารสรุปโครงการ (project charter) จาก 1 เดือนเหลือ 2 สัปดาห์
• ลด % ของโครงการที่มีความขัดแย้งด้านทรัพยากรจาก 25 % เหลือ 5 %
• เพิ่มเวลาในการจัดสรรทรัพยากรให้พนักงาน จาก 7.5 ชม.เป็น 8 ชม.
#3: ปรับปรุงประสิทธิภาพด้านการเงินของโครงการ
• เพิ่ม % ของโครงการที่บริหารงานได้ตามงบประมาณที่วางแผนไว้จาก 90 % เป็น 100 %
• ควบคุมอัตราส่วน (ratio) ของ งบประมาณที่วางแผนต่องบประมาณจริง ให้อยู่ระหว่าง 0.9 ถึง 1.1
• ลด % ความแปรผันของงบประมาณจาก 18 % ให้เหลือไม่เกิน 5 %
#4: ปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากร (resource utilization)
• เพิ่ม % จำนวนชั่วโมงในการ charge ลูกค้าสำหรับที่ปรึกษา จาก 70 % เป็น 80 %
• ลด % การแจกจ่ายงานให้ที่ปรึกษาหลายๆโครงการในเวลาเดียวกันจาก 10 % ให้เหลือ 2 %
• ควบคุม % การจัดสรรทรัพยากร (resource utilization) ให้อยู่ระหว่าง 90 -95 %
#5: เพิ่มความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้เสีย (stakeholder satisfaction)
• เพิ่มความถี่ในการประเมินความพึงพอใจจากรายไตรมาสเป็นรายโครงการ
• เพิ่มค่าสุทธิของลูกค้าผู้ซึ่งจะแนะนำองค์กรเราต่อคนรอบข้าง (Net Promoter Score) จาก 6.5 เป็น 8.0
• เพิ่มคะแนนความพึงพอใจของพนักงานจาก 8.5 เป็น 9.0
สรุป
ตัวอย่าง OKRs ทั้ง 5 ถือเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการกำหนดมาตรวัดความสำเร็จสำหรับองค์กร admin อยากให้ผู้อ่านลองนำ OKRs เหล่านี้ไปทดลองใช้ซึ่ง OKRs ช่วยในการทำให้ focus เฉพาะเรื่องที่จำเป็น เพิ่มความโปร่งใส และ สร้างความสอดคล้องกันของเป้าหมาย
สำหรับ profit.co เป็น OKR software ที่บริษัท start-ups จนถึงบริษัทขนาดใหญ่ ใช้สำหรับการติดตามความก้าวหน้าของ OKRs ในองค์กร
สถานการณ์ COVID-19 เริ่มงวดเข้า สุดท้ายแล้ว ดูแลตัวเอง ติดตามคิวฉีดวัคซีน และได้รับวัคซีนกันทุกคนนะครับ admin ขอเป็นกำลังใจให้ครับ
สวัสดีครับ แล้วพบกันใหม่
เครดิตเนื้อหา https://www.profit.co/blog/okr-examples/pmo-okrs/10-great-pmo-okr-examples/