แนวโน้มที่มุ่งสู่การทำงานที่บ้าน (Global shift to Work-from-home)
หลังจากวิกฤติโรคระบาด Covid-19 บริษัทต่างๆทั่วโลกมีการเปลี่ยนแนวทางการทำงาน การทำงานนอกสำนักงานเป็นเรื่องปกติและมีการประยุกต์ใช้แนวปฎิบัติหรือนโยบายบริหารงานใหม่ๆ ซึ่งทำให้ผู้จัดการต้องเรียนรู้กลยุทธ์ใหม่ๆในการบริหารจัดการทีม
แอนดรูว์ คาร์เนกี นักอุตสาหกรรม นักธุรกิจและผู้ประกอบการชาวสกอต-อเมริกัน ในอุตสาหกรรมเหล็กกล้าอเมริกาที่ประสบความสำเร็จ ได้ให้นิยามของ Teamwork คือ
“ความสามารถของการทำงานร่วมกัน เพื่อมุ่งสู่วิสัยทัศน์เดียวกัน โดยใช้ความสามารถเฉพาะบุคคลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายองค์กร และเป็นเชื้อเพลิงที่ผลักดันให้คนธรรมดาบรรลุผลสำเร็จที่ไม่ธรรมดา”
บริษัทขนาดใหญ่ เช่น แอปเปิ้ล ไมโครซอฟท์ และกูเกิล ได้ประยุกต์ใช้วัฒนธรรมการทำงานนอกสำนักงานมาระยะหนึ่ง ผู้บริหารระดับสูงพบปัญหาความท้าทายในการรักษาประสิทธิภาพการทำงาน สำหรับพนักงานที่ WFH เพราะการขาดการปฎิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและฝ่ายบริหาร
จากผลการศึกษาโดย Enterprise Strategy Group ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีด้านการวิจัยและกลยุทธ์ พบว่า พนักงานกว่า 57 % ต้องการที่จะเพิ่มการทำงานนอกสำนักงานเพิ่มขึ้น และผู้จัดการต้องมีกลยุทธ์ในการบริหารงานใหม่ๆเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานพนักงาน ซึ่งประกอบด้วย 9 กลยุทธ์ดังนี้
1. การใช้ภาวะผู้นำการเปลี่ยนแปลง(Adoption of Transformational Leadership Style)
ผู้จัดการควรเป็น ผู้นำต้นแบบสำหรับเพื่อนร่วมงาน โดยการพัฒนาวัฒนธรรมที่สร้างนวัตกรรม ส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีที่ถูกต้อง และแนะนำการใช้ตัวชี้วัดผลงานที่เหมาะสม ซี่งผู้นำแห่งการเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยส่งเสริมและสร้างแรงจูงใจสำหรับพนักงาน
ผู้นำแห่งการเปลี่ยนแปลงจะต้องมีความเป็นผู้นำ และ มีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่เปิดรับแนวคิดใหม่ๆ ผู้จัดการควรใช้เทคโนโลยี เช่น data analytic และ AI ในการบริหารพนักงาน การวิเคราะห์ถึงข้อมูลเชิงลึกของพนักงาน เพื่อแนะนำกระบวนการหรือวิธีการใหม่ๆที่เหมาะสม จะช่วยสร้างความเปลี่ยนแปลงได้ดี
2. วัฒนธรรมองค์กรที่เน้นนวัตกรรม (Innovative Organizational Culture)
ในทุกองค์กร พนักงานรุ่นมิลเลนเนียม (เกิดปี 1981-1996) เป็นพนักงานส่วนใหญ่ขององค์กร จากการศึกษาของ Freshminds พบว่าคนรุ่นมิลเลนเนียมต้องการผู้นำการเปลี่ยนแปลง ซึ่งจะช่วยในการเพิ่มความมีส่วนร่วมในงานและสร้างแรงบันดาลใจ ซึ่งผู้นำเหล่านี้จะช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นนวัตกรรม
การสื่อสารโดยใช้ภาษาและไม่ใช้ภาษาเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในบรรยากาศของการทำงานนอกสำนักงาน ความถึ่ในการสื่อสารจะช่วยสร้างความเป็นมืออาชีพและให้พนักงานมีการเติบโต จากการศึกษาของ Buffer พบว่า เมื่อมีการทำงานนอกสำนักงาน
22 % ของพนักงานพบความท้าทายในการทำงานให้ต่อเนื่อง
19 % ของพนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว และ
17 % ของพนักงานพบปัญหาความร่วมมือและการประสานงาน
ดังนั้นการสื่อสารระหว่างผู้จัดการและพนักงานจะช่วยลดปัญหาดังกล่าว
การให้ผลตอบแทนพนักงานทั้งด้านเงินและด้านอื่นช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ตัวชี้วัดด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆควรเน้นไปที่การปรับปรุงวัฒนธรรมองค์กร ลดอัตราการลาออก เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักขององค์กร
3.ทฤษฎีความต้องการและการสร้างแรงจูงใจของมาสโลว์ (Maslow’s Hierarchy of Needs and Employees Motivation)
ผู้จัดการหรือ HR ควรมีความเข้าใจ ทฤษฎีลำดับขั้นความต้องการของมาสโลว์ทั้ง 5 ขั้น เพื่อที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงการทำงานระยะทางไกล เพื่อให้พนักงานไปถึงขั้นสูงสุดของความต้องการ คือ การบรรลุความหมายหรือความสมบูรณ์ของชีวิต (self actualization) ซึ่งทำได้โดยการสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงาน ทำให้พนักงานรู้ถึงการมีคุณค่า ผ่านการชมเชยและให้ความสำคัญกับพนักงาน
4. การสำรวจและเก็บข้อมูลความคิดเห็นของพนักงาน (Scheduled Surveys to Collect Feedback)
การสำรวจความคิดเห็นพนักงานเกี่ยวกับนโยบายปัจจุบันขององค์กรและข้อเสนอแนะต่างๆ จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน จากผลการสำรวจของ SurveyMonkey พบว่า 40% ของพนักงานรู้สึกว่าองค์กรไม่ได้สนใจในความคิดเห็นของพนักงาน
ดังนั้น ในฐานะผู้จัดการ คุณจำเป็นต้องสนใจในความคิดเห็นของพนักงานและนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับหรือสร้างนโยบายองค์กรที่ตอบโจทย์ การสำรวจรายไตรมาสหรือรายปีเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยสร้างความมีส่วนร่วมของพนักงานที่ทำงานทางไกล
ขอ Tie-in นิดนึง Profit.co นอกจากจะเป็น OKR Software แล้ว ยังมี feature Pulse Survey ที่สามารถสำรวจความคิดเห็นของพนักงานได้ด้วย สนใจ demo ติดต่อ info@bacconsultant.com หรือ 099-249-1636
5. กลยุทธ์การสื่อสารสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงาน (Communication Strategies for Remote Workers)
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงาน เป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการเพิ่มผลิตภาพ พนักงานที่ WFH ระบุปัญหาสำคัญที่สุด 3 ประการคือ การสื่อสาร การพบปะสังสรรค์และความโดดเดี่ยว
เทคโนโลยีด้านการสื่อสารประกอบด้วย แชท วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ อีเมล์ และ meetups พนักงานควรมีการสื่อสารบ่อยๆเพื่อสร้างวัฒนธรรมแห่งความร่วมมือ ผู้จัดการต้องมองเห็นถึงความท้าทาย ความต้องการและความคาดหวังของพนักงาน เพื่อที่จะสามารถแก้ไขความขัดแย้งระหว่างพนักงาน
6. เข้าใจถึงเทคโนโลยีใหม่สำหรับการบริหารงานทางไกล (Understanding New Technologies to Manage Remote Work)
เทคโนโลยี อาทิ Zoom, Slack, and FormStack ทำให้การทำงานทางไกลสะดวกขึ้น เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โทรศัพท์มือถือ ฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ด้านการสื่อสาร การบริหารโครงการและการสร้างความสัมพันธ์พนักงานเป็นสิ่งจำเป็น
องค์กรควรสนับสนุนงบประมาณที่เพียงพอ เพื่อให้พนักงานได้ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับงานและความรับผิดชอบที่ได้รับ
7. การทบทวนและประเมินผลการทำงาน (Conducting Performance Evaluation and Reviews)
Peter Drucker กูรูชื่อดังได้กล่าวไว้ว่า “คุณไม่สามารถบริหารในสิ่งคุณไม่สามารถวัดผลได้” การประเมินผลงานพนักงาน เป็นหน้าที่สำคัญของผู้จัดการ โดยการวัดผล ต้องเริ่มจากเป้าหมายที่วัดผลได้ มีตัวชี้วัดชัดเจน และสามารถเห็นถึงผลงานของพนักงาน ทำให้ผู้จัดการสามารถระบุได้ว่าพนักงานควรมีการพัฒนาในด้านใด
ในกรณีที่พนักงานมีผลปฎิบัติงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ผู้จัดการต้องกำหนดแผนหรือแนวทางแก้ไข ทั้งนี้การประเมินผลต้องเป็นไปในลักษณะ ที่เป็นธรรม ตอบโจทย์ และ ครอบคลุม ไม่ทิ้งพนักงานไว้ข้างหลัง
8. ความมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้เสียต่างๆ(Involvement of Stakeholders)
ผู้จัดการมีหน้าที่ที่จะนำความเห็นของลูกค้า ผู้ลงทุน ซัพพลายเออร์ และผู้ประเมินเครดิต มาประเมิน ทักษะและความรับผิดชอบของพนักงาน ผู้จัดการทำหน้าที่เป็นสะพานที่เชื่อมระหว่างผู้มีส่วนได้เสียทั้งในและนอกองค์กรในการทำให้วัตถุประสงค์ขององค์กรบรรลุผลและพนักงานเข้าใจถึงบทบาทหน้าที่ของตน
9. การสร้างความได้เปรียบเชิงแข่งขันอย่างยั่งยืน (Sustainable Competitive Advantage)
ศักยภาพของพนักงานในการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้จัดการในการส่งเสริมให้พนักงานแสดงศักยภาพของตนอย่างเต็มที่ ผู้จัดการควรมีทักษะที่ใช่และความเป็นมืออาชีพในการระบุปัจจัยที่จะเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กร ผู้จัดการควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับทิศทางเชิงกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ขององค์กรแก่พนักงาน เพื่อที่จะสามารถติตดามและประเมินผลงานของพนักงานว่าช่วยทำให้องค์กรได้เปรียบเชิงแข่งขันอย่างไร
พฤติกรรม ความมีส่วนร่วม และผลิตภาพของพนักงาน ขึ้นกับ นโยบายองค์กรที่มีประสิทธิภาพ องค์กรมีหน้าที่ในการพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรม ในการเพิ่มทักษะและความเป็นมืออาชีพของผู้จัดการให้สามารถบริหารงานพนักงานที่ WFH อย่างมีประสิทธิภาพ
Admin หวังว่าเนื้อหาใน EP นี้ น่าจะเป็นประโยชน์ ทำให้ผู้จัดการและพวกเราชาว HR มีความเข้าใจในกลยุทธ์สำหรับการบริหารพนักงานเมื่อ WFH ได้เป็นอย่างดี
สวัสดีครับ แล้วพบกันใหม่
เครดิตบทความ https://www.profit.co/blog/performance-management/9-strategies-for-managers-to-improve-the-performance-of-their-remote-team/